Důvody vzniku WorkVectoru

S poctivostí nejdál dojdeš

Když jsme začínali podnikat, snažili jsme se vyjít zákazníkovi vstříc stejně poctivě jako to děláme dnes.
Nastávali však problémy různého druhu. Jelikož jsme fakturovali zálohu a pak až finální částku, nabourávalo to cache-flow obzvláště, když byl zákazník v prodlení s placením, což bylo spíše pravidlo než výjimka. Postupem času jsme nalezli cestu tím, že fakturujeme zákazníkovi práce za každý měsíc, kdy práce probíhaly.

“… snažili jsme se vyjít zákazníkovi vstříc stejně poctivě jako to děláme dnes …”

Zdálo se to jako geniální myšlenka, ale když zákazník zhlédl fakturu za provedené práce za konkrétní měsíc, zpravidla měl s částkou nějaký problém.
Jak to vyřešit? Rozhodli jsme se vypsat do faktury provedené činnosti, aby se rozpomněl, ale to nevedlo k cíli. Za prvé na faktuře není dost místa a za druhé byly záznamy příliš heslovité a nevyjadřovaly komplexnost problému.
Chtělo by to nějaký podrobný výpis co kdo dělal. Hledali jsme řešení v plánovacích službách, nebo službách jako Togl, ale ani tak jsme nebyli schopni dodat informaci ve stavu, kdy by zákazník neměl námitek.

“Chtělo by to nějaký podrobný výpis co kdo dělal.”

Nakonec jsme se rozhodli, si jakožto programátorská firma vytvořit jednoduchý záznamenávač práce programátorů.
Zaznamenaná činnost s časem, však nedostatečně prezentovala návaznost činností a zákazník se při zobrazení stále divil proč daný úkol trvá tak dlouho. Změnili jsme zaznamenávání času z “jak dlouho práce trvala”, na zaznamenávání času “od” a “do” na minuty.
Rovněž se zákazník často při pohledu na výpis prací ptal, jak daleko s úkolem jsme a kdy bude hotový. A dotazovat se vždy programátora je zdlouhavé a hlavně otravné pro obě strany. Doplnili jsme proto do zaznamenávání práce procenta dokončenosti.

“Změnili jsme zaznamenávání času …”

A tím vznikla první verze interního software pro sledování času. Tento přehled práce měl zajímavé pozitivum jak pro zákazníka ve formě reportu k faktuře, tak pro pracovníky že hned vidí své práce za například poslední den, tak pro vedoucí, kteří mají možnost se podívat co vše bylo potřeba udělat pro dosažení cíle. To je zásadní pro dobrý pocit z dobře vykonané práce a jistotu že za dodanou práci je zaplacena adekvátní částka nebo mzda.

Každý ale musí uznat, že neustálé vytváření úkolů i zapisování práce není nijak extra zábava. Přidali jsme tedy automatizace, které například předvyplní do zakládaného úkolu informace z posledního podobného úkolu, s ideou že to tak zpravidla bývá. Což se nám potvrdilo a jsem za to jako tvůrce úkolů vděčný.
Rovněž práce, která teď končí asi začala chvíli po tom, co jsem předchozí dokončil. Proto jsme přidali tento prvek taky. Přidali jsme další podobné vychytávky aby práce s interním systémem co nejméně zdržovala. Nicméně, stále jsme měli dojem, že by to šlo dělat nějak “automatičtěji”.

“Přidali jsme tedy automatizace…”

Občas se stalo, že programátor vzal záznam práce z commitu do GIT a dal ho do záznamu práce v našem timetrackingu. Tak se zrodila myšlenka tohoto využít a automatizovat přepis obsahu commitu jako práci k danému úkolu. Využili jsme takzvaného webhoook z GitHub napsali patřičné API do našeho interního software. A ejhle najednou mohli programátoři pokračovat ve své práci bez přerušení nějakým zapisování do timetrackovacího software. Jen musí myslet na to, že zápis v commit musí být pochopitelný alespoň pro lehce nadprůměrného uživatele (zákazníka). Postupem času jsme přidali akceptaci MARKDOWN do popisu práce, tak mohli i commit strukturovat tímto jazykem. Takto jsme napojili ještě merge pullrequestu na dokončení úkolu.

“Využili jsme takzvaného webhoook z GitHub…”

Chtěli jsme také našim klientům vyjít vstříc a nastavovat stav a dokončenost úkolů i v jejich systémech a v lepším případě předávat provedenou práci nějak průběžně. Byla to však další věc co programátory zdržovala. Neustálé přepisování práce, do různých plánovacích systémů kdy každý zákazník měl jiný. Ale chceme být transparentní vůči klientům, tak nám nic jiného nezbývalo. Samozřejmě že nám to jako programátorům nedalo spát a nakonec jsme pomocí API začali automaticky přepisovat práci a stavy úkolů do spárovaných systémů klientů.

“… nakonec jsme pomocí API začali automaticky přepisovat práci …”

Párkrát se mi stalo při fakturaci, že jsem spletl hodiny nebo hodinovou sazbu, či ji zapomněl změnit po dohodnuté úpravě. Při dobrých vztazích, které se snažíme budovat s našimi zákazníky se taková chyba dá vykomunikovat bez problémů, ale já osobně si rád takové diskuze ušetřím. Proto jsme napojili náš interní software na on-line fakturační službu co používáme a funguje to skvěle. Podle IČ co máme u firem v systému, jsme našli odpovídající firmu a k ní založili fakturu dle výpisu reportu který máme pro klienty připravený. Tim jsem se vyhnul chybám z nepozornosti a více se tak mohl ve vedení firmy opřít o rčení z titulku.

“Proto jsme napojili náš interní software na on-line fakturační službu …”

Kam jsme tedy s poctivosti došli?
Došli jsme k aplikaci WorkVector, která je nyní dostupná i veřejně k použití. Za mírný poplatek může být užitečná i ve vašem podnikání, ať jste softwarový tým, malá firma nebo freelancer. Pokud se ztotožňujete se rčením “S poctivostí nejdál dojdeš” je workvector.com služba právě pro vás.